業種別に便利な電話機能が必要な3つの理由!

「業種別に便利な電話機能が必要な3つの理由!」

あなたがどんなお仕事をしているかで、ビジネスホンの選び方は大きく変わってきます。それはビジネスフォンはどれも同じに見えても、機種ごとに様々な多機能を持っていて、その機能によってあなたの現在のお仕事は大きく改善される事があります。ですので、ビジネスホンを選ぶ時はあなたのご職業をまずはお伝えして、それに沿ったビジネスフォンを選んで導入する事をおススメします!それではそれぞれの業種を挙げながら解説して行きましょう。まずは「コールセンター」での活用例です。コールセンターはまさに電話を受ける事が一日の業務の大半を占めますので、ここで、便利機能を知っておく事はとても業務の効率化につながります。

ススメ機能その1「人数に合わせて着信できる本数を制限できる!」これはどちらかと言うと数人で電話を受けているような規模の小さなコールセンターでよく使われます。着信ができる本数をコールセンターにいる実際のオペレーターの人数に合わせて変更が可能です。この辺はまあ、特に意識する事もなく、コールセンターでは必ず設定を行っているはずですね。

ススメ機能その2「ガイダンス案内機能」これは現在着信できる着信数を越えた場合に、電話をしてくださったお客様相手に音声ガイダンスを流す事ができる機能です。よくある「おかけになった電話は現在大変込み合っておりますので、そのままお待ちになるか、しばらく経ってからおかけなおし下さい」というアナウンスがされるやつですね。これに関してはコールセンターであれば当然のように入っている機能なのですが、そのまま待つか、しばらく経ってからかけ直すかの判断って難しいですよね?

私は個人的には「意地でもつながるまで待つ方」なのですが、知人で15分位待った事に腹が立ってオペレーターの方に繋がった瞬間に「遅いわ!いつまで待たせるの!?」と怒った人を見たことがあります。でも、オペレーターの方には罪はないですし、だから一度切るという選択詩もあるのです。(もちろん一度切ってもまた次でも待たされる可能性が高いですが・・・)しかもこの後で紹介しますが、通話内容はきっちりと「録音」されていますので、そのような行為は後ほど脅迫行為として問題になってもいけませんので、待たされたとしても冷静に応対しましょう。

ススメ機能その3「通話録音機能」電話機種やオプションが必要な時もありますが、オペレーターとお客様の通話を録音できる機能です。最近では「この通話はオペレーション向上の為に録音させて頂いております」とアナウンスされる事もありますね。と言ってもこれはオペレーション向上の為でなくてやはり「何かあった時の言った!言わない!」であったり、先程の例のように「あまりにも理不尽なクレームであったりを通話しておく」という意味もあるそうです。なので、最悪、裁判の証拠資料とかになったりもする事もあるでしょうから、お客だからと言ってオペレーターに罵詈雑言のクレームなどは絶対にしない方が良いですよ!

ススメ機能その4「スキルベースルーティング機能」こちらの機能はあまり知らない人が多いと思いますので、コールセンターの方などでも小規模であれば知らない方がいるかも知れません。これはそれぞれのオペレーターのレベルを事前に登録しておけば、クレーマー的なお客様を優先的に熟練やレベルの高いオペレーターにつなぐ事ができます。これはやはり新人さんに難しいお問い合わせ電話をつなぐ事はお客様にとっても失礼ですし、コールセンター側からしても新人さんが対応できないで中々オペレーションが終わらないお客様の案件はどちみち熟練オペレーターに回ってきますので、その方が大変効率的になります。

  

次にご紹介するのは「内線振り分け」に関して「学校」での具体的な活用例です。

学校などに設置する場合はやはり先生のいらっしゃる職員室への設置がメインですね。また最も使うのが「代表受付電話」です。これは皆さんも使った事があるかと思いますが、「1年2組の〇〇の母ですが、今日は子供が発熱の為に学校をお休みさせて頂きます。」のような電話が平日の8時~8時半の間にたくさん来ます。全校生徒数の多い学校で風邪のシーズンの冬になると、朝はその30分間の間で「お休み連絡電話」が殺到する日もあるそうです!!

これがもしもビジネスホンではなかったら・・・複数の欠席電話を受ける事なんて事はできずに、学校も保護者も朝からパニックになることでしょう・・・他には「着信先指定機能」などもありますね。音声ガイダンスの案内からプッシュ操作する事により、着信先の電話を指定する事が可能です。例えば大学や専門学校などでは「入学のご案内は1を、試験に関するお問い合わせは2を、担当の教員への連絡は3を押して下さい」のような入試に関してのお問い合わせなどを振り分ける事でも多く使われています。

  

次にご紹介するのは「店舗」での具体的な活用例です。

ビジネスフォンというと、どうしてもデスクワークのオフィスやコールセンターを想像される人が多いかと思います。でも、一般的なお店でもそのビジネスホンの役割は大きく様々な活用術があります。

例えば、飲食業であればホールにいる接客係りと厨房や裏方さんとの連絡が必要になるかと思います。もっと具体例を出すと夜のお店の「クラブ」などを想像して見て下さい。黒服と呼ばれる従業員がホールの状況を見ながら、的確にボーイに指示を出して、接客する女性従業員を変えたり、飲み物を絶妙なタイミングで出す事もあるでしょう。そういう時にはビジネスホンでの連絡はかかせませんし、基本的には接客業であるが故にそういう場合でも携帯を片手に話しながらというのはお客様にも失礼ですよね?そういう時には「コードレスインカム」を使いましょう。

そうすれば←のように立派な接客もしながら会話をできる黒服の登場ですね!もちろん、夜のお仕事以外でもレストランや居酒屋などでもお客様の注文を即厨房に伝えるというところで導入されているところもありますね。最近は、このようなタブレットメニューも多くなって来まして電話から取って代わられる事も多くなってきたように思えます。以上からも様々なシーンに合ったビジネスホンの機能を使える事がわかったかと思います。

①業務も効率化されて、働くスタッフとしてもなくては業務ができない存在 これも散々具体例でお伝えしたようにコールセンターでのスタッフもそうですし、学校で朝電話を受ける事務員や担任の先生もそうですし、夜のクラブでの黒服やボーイの方には仕事をする上ででなくてはならない存在です。 「ビジネスホン」そして「家庭用電話にはない機能」があるからこそ、働く人々の業務が何事もなく、スムーズに毎日運営されています。 これがなければ「売り上げが下がる」というレベルのお話しではなくて、「これがなければ通常業務できない」という存在でもあるのです。

②電話をする側であるお客様を待たせない、スムーズに事が運ぶもちろん働いている方だけが必要なわけではありません。電話を受ける側の方も余計な待ち時間の短縮ができたり、クラブの例にあげたようにお客様も快適な時間・空間を過ごすことができるのです。お客様が一番嫌がるのは基本「待たされる事です」そこが家庭用電話とは違い「ビジネスホン」であれば、お客様を待たす事を最小限にできます。もちろん、言うまでもなく売上にも関わってくるところです。

③会社の信用や本気度がわかってしまう=ビジネスチャンスの喪失例えば、「コールセンター」が効率的にオペレーターに繋げなければお客様はどう思うでしょう?「学校」がビジネスホンではなくて、朝の欠席電話を効率的につなげなければどうなるでしょう?クラブのボーイ、黒服がずっと電話機片手に話しながら仕事をしていればお客様の心象はどのように映るでしょう?今、その瞬間の現場だけの事でなくて、ビジネスホンをきちんと導入して効率的に業務をしている事は普段は何気ない事かもしれませんが、それはそのオフィスでの「信用度」や「安心感」をアップしているのです。

ちょっと話しはそれるかもしれませんが、もしも何かを依頼したい場合のお店や会社の電話番号が「固定電話でなくて携帯電話」だったらどう思うでしょうか?最近の若い方には抵抗はないかもしれませんが、昔は「固定電話しかない」という事で信用がされなかったのです。電話番号だけではなくて、今は会社やお店の対応一つで信頼度がわかってしまう時代です。またSNSですぐに悪い噂なども一瞬で広がってしまいます。顧客満足度をあげて、会社の信用度をあげる事が後の大きなビジネスチャンスになってきますので、「たかだかビジネスホンの導入」と思うのではなくて、きちんと適切に有効活用したいですね!