実は皆、意外と知らないビジネスフォンの便利機能とは!?

「ビジネスをもっと快適にできる!ビジネスフォンの便利機能とは?」

「ビジネスホン」をご存知ですか?
実はみなさん普段使っているのに、耳馴染みのない言葉かもしれません。
一般的にはみなさんが会社等で使われている電話機を「ビジネスホン」と呼びますが、
では、その「ビジネスホン」と「普通の家庭用電話」で何が違うのでしょうか?
まずはそこからご説明したいと思います。

機能として「何が違うのか?」の前に用途を説明しておきましょう。一般の家庭用電話は基本的には1つの電話番号(例 03-1111-2222)に対して、回線の数も1つです。つまり、Aさんから電話がありますと、基本的にはそのAさんとの通話中は他の人とは電話ができません。家庭用電話にもみなさんご存知の「キャッチホンサービス」もあるかと思いますが、この「キャッチホン」もどれかの通話1つしか通話する事はできません。つまりAさんと電話中にBさんから電話があったとしてBさんとお話ししている間はAさんには待ってもらう事になります。ただし、会社の場合だともちろん、複数人の方からも同時に電話がかかってきますよね?その複数人とも同時に通話できる機能を持っているのが、「ビジネスフォン」だとまずはご説明するとわかりやすいかもしれません。ビジネスホンには「一般の家庭用電話」とまず見た目でも大きく違うのはそのボタン数の多さに目がいくかと思いますが、あのボタン数が多いのはAさんからの電話があった場合に社内のCさんへ繋ぐ為の保留機能や、同時にBさんからの電話でもお話しができたり保留したりと、「ビジネスホン」では、【内線通話や保留転送や複数回線の接続ができる電話機である】という事が大きな特徴です。「ビジネスホン」がどういう機種であるかは理解できたかと思いますので、それではここからはあまり知られてない特に知っておきたい「便利な機能」を3つ説明していきたいと思います。

Ⅰ.通話モニター「通話モニター」とは通話中の電話機の内容を別の電話機から聞くことができる機能の事です。「会話を聞くこと」に特化している機能ですので、通話に参加したりする事はできません、3者通話とは異なりますので、聞く側の電話機で話しても音声は相手には聞こえません。主にどういった時にこの機能が発揮されるかと言えば一番多いのは新人研修・教育ではないでしょうか?特にコールセンターの方や電話で話す事が多い営業マンは「電話する事」がメイン業務になっています。

先輩や上司が相手とのやり取りを聞くことが新人への教育で大いに役に立つ事があるでしょう。またその逆でも使う事があります。どんな時かと言えば、新入社員がお客様とお電話をするようになった時に、同僚新人の声は聞く事ができますが、お客様の反応がどうしても気になりますよね?そのような時でも活躍する事が多い機能ですが、こちらの機能はあまり知られてないようですので、ぜひ便利に使いこなせば、大変役に立つ機能でしょう。

Ⅱ.リモートコールバック「リモートコールバック」は何気に使いこなすと便利だと思われる方が多くいらっしゃるかと思います。ではそれはどういう機能かと言うと、事前に電話帳のグループに設定してある携帯電話から、指定された会社の回線に電話し、ワンコールで切ると会社から自動的にコールバック致します。コール応答後に、話したい人の電話番号を入力すると会社の料金で通話ができます。高~い携帯電話からの通話を減らせて会社の固定電話からの料金が電話をする事が可能です。

もちろん、携帯の「話し放題プラン」に加入をしていればそんな携帯の通話料などは気にしなくても良いかもしれません。ただ、仕事で個人携帯を使わされていない方の中でもたまに個人携帯に電話があってかけなおさないといけないような事がよくあるかと思います。そういう方は「もともと電話はあまりしないから、「話し放題プラン」なんか入ってない」という方が多いでしょう。「話し放題プラン」にするとまた基本料金が上がりますからね。そんな方が外出先にあった電話を自分の携帯からかけるとかなり通話料金が気になりますよね・・・
特にこちらとしては電話料金が気になるので、すぐに用件だけ言って切りたいと思って電話しているのであれば相手の方の用件が長かったりしてなかなか切ってもらえない・・・30秒で20円という会社が多いので1分で40円だとすると、30分話しただけでなんと!1200円になります!仕事の電話で1200円・・・お金のないサラリーマンで昼食を500円以下、いやもっといえば300円以下に抑えてる方も多い中で仕事の電話を1件して1200円もかかったらそりゃ嫌ですよね・・・そういう方も多いかと思いますので、ぜひ知っていて欲しい機能です!

Ⅲ.IVR「IVR」というのはこちらにて指定した外線に電話がかかってきた時に内線電話番号などの音声案内を流して応答する事ができる機能です。これはわかりやすく説明しますと「〇〇のお問い合わせは1を、〇〇のお問い合わせは2を・・・」みたいなやつですね。よくサポートセンターであるので、ご存知の方も多いかと思います。こういう機能って、特別な電話のプランに申し込んで複雑な設定がいるかと思ってましたが、

対応しているビジネスホンだと設定するだけですぐにできるんですね!ちなみに余談ですが、これはコンピューターガイダンス流れている間にボタンを押しても良いのですよ、「〇〇のお問い合わせは1を、〇〇のお問い合わせは2を〇〇のお問い合わせは3を、〇〇のお問い合わせは4を、〇〇のお問い合わせは5を、〇〇のお問い合わせは6を・・・」っていうように長~い時がありますよね?私の母はあの長いガイダンスをすべて聞いてそこからボタンを押していました!!
ビックリ!

最近はアナウンスでも「お話し途中に番号を押されても構いません」みたいなアナウンスもあるのでご存知の方も多いかと思いますが。ただし、このIVR機能がある電話機は大変限られてきますので、貴重な機能でもありますね!以上、「意外とみんな知らない電話機の便利機能」を3つに絞ってお伝えしてきましたが、会社にあるようなビジネスホンであれば使う事ができたりするので、家ではなかなかお試しする事は難しいかと思いますが、会社ではせっかくの機能なので便利に使いこなして下さい!特に最初にご紹介した「通話モニター」に関してはどこの会社でも先輩・後輩・、上司・部下というセットでお使いになるような用途が多いかと思います。知らないだけで使ってないのであれば本当にもったいないですね!

  

基本、ビジネスホンと言っても「うける、かける」の用途が確かにメインとなっておりますが

せっかくの高機能、多機能ですので、使いこなす事によって業務の効率化ができれば良いですね!
実はここでご紹介した3つの機能意外でもまだまだ「便利機能」はあるんです!
マニュアルがあれば一度読んでみて探してみてはいかがでしょう?会社でも知らない人が少ないと思うので、「ドヤ顔」で「こんな事ができますよ!」と教えてあげても良いのではないでしょうか?